Кадровый аудит персонала в организации

Главное в статье: "Кадровый аудит персонала в организации" с выводами и комментариями специалистов. Если требуется уточнение какого-то вопроса или актуализация данных на 2020 год, то обращайтесь к дежурному консультанту.

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Кадровый аудит персонала в организации

Аудиторская деятельность является одним из основных инструментов как внешнего, так и внутреннего контроля законности деятельности организации и правильности отражения в учете хозяйственных операций. В качестве самостоятельного направления аудиторской деятельности можно выделить кадровый аудит.

Цель исследования: изучить сущность и особенности кадрового аудита, сформулировать его основные цели, дополнить их перечень, определить этапы и объекты кадрового аудита в условиях внедрения профессиональных стандартов

Материалы и методы исследования

Статья написана на основании изучения научной экономической литературы, посвященной вопросам кадрового аудита. Рассмотрены и проанализированы дефиниции данного понятия, предложенные в трудах российских ученых. При написании статьи использован абстрактно-логический метод, позволивший сформулировать авторское определение экономическим категориям, дополнить цели кадрового аудита, сформулировать этапы и объекты кадрового аудита.

Результаты исследования и их обсуждение

В настоящее время отсутствует официальное понятие «кадровый аудит». Однако в научной литературе существуют различные трактовки данного понятия. Нами проведена систематизация данного понятия.

Как отмечает ряд авторов, «кадровый аудит – это комплекс процедур, направленных на оценку эффективности существующей системы управления персоналом компании, соответствия кадрового потенциала компании, ее целям и стратегиям» [1].

Г.И. Сидунова считает, что кадровый аудит включает аудит персонала и частично знаний, а также аудит деятельности кадровых структур, поскольку кадровый аудит – это в первую очередь диагностика соответствия персонала организации ее целям и ценностям [2].

Как отмечает Т.Ю. Базаров, «кадровый аудит – это анализ и оценка соответствия структурного и кадрового состава организации её стратегии развития выбранным целям» [3].

А.Э. Фролова дает следующее определение данной экономической категории: «… это процесс сбора, анализа и комплексной оценки информации о профессиональной деятельности персонала с выявлением причин и закономерностей в динамике показателей, характеризующих количественные и качественные результаты труда…» [4].

А.Я. Кибанов трактует данное понятие как инструмент управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений [5].

К.Н. Деревянко предлагает следующее определение кадрового аудита: «это независимая комплексная оценка системы кадрового документооборота, процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверки на предмет полноты состава и соответствия оформления действующему законодательству» [6].

Проведя сравнительный анализ представленных авторских трактовок, можно сделать вывод, что все трактовки определения «кадровый аудит» делятся на две группы:

– авторы, входящие в первую группу (А.Я. Кибанов, Л.С. Духнина, Е.И. Лысенко, М.О. Назаренко), рассматривают кадровый аудит как инструмент управления;

– авторы, входящие во вторую группу (А.Э. Фролова, Г.И. Сидунова, Т.Ю. Базаров), рассматривают кадровый аудит с позиции анализа оценки соответствия персонала результатам труда и стратегии предприятия.

Кадровый аудит – это более широкое понятие, чем аудит расчетов с персоналом по оплате труда. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда охватывает только бухгалтерский учет, а именно правильность начисления заработной платы и удержаний из нее.

Кадровый аудит, по нашему мнению, должен охватывать, как аудит расчетов с персоналом по оплате труда, так и правильность организации кадрового делопроизводства на предприятии, а также оценку соответствия персонала организации профессиональным стандартам, оценку кадровой безопасности предприятия и оценку разработанной и внедренной политики формирования лояльности сотрудников организации.

Нами сформулированы цели кадрового аудита. Они представлены в табл. 1.

Цели кадрового аудита

Цели кадрового аудита

С позиции организации кадрового учета персонала и организации кадрового делопроизводства

С позиции организации бухгалтерского учета персонала

С позиции соответствия профессиональным стандартам

Проверка организации работы структурного подразделения с кадровыми документами

Проверка правильности отражения в учете затрат рабочего времени и периода временной нетрудоспособности

Проверка соответствия уровня образования персонала требованиям профессионального стандарта

Проверка правильности хранения и заполнения кадровых документов

Проверка правильности и законности начисления основной и дополнительной заработной платы, отпускных, пособия по временной нетрудоспособности

Проверка соответствия опыта практической работы персонала требованиям профессионального стандарта

Проверка наличия документов по личному составу организации

Проверка правильности и законности начисления удержаний из заработной платы

Проверка соблюдения условий допуска к работе (если это предусмотрено профессиональным стандартом)

Проверка соблюдения сроков проведения аттестации персонала

Проверка правильности и законности предоставления льгот при исчислении НДФЛ

Проверка соблюдения сроков обучения персонала (повышение квалификации)

Проверка наличия базовых документов, регламентирующих начисления оплаты труды и ведения учета расчетов по оплате труда

Кадровый аудит с позиции соответствия профессиональному стандарту – это достаточно новое явление и в настоящее время оно является достаточно актуальным. Это связано с внедрением профессиональных стандартов.

В связи с этим нами разработаны этапы, объекты и направления кадрового аудита для проверки соответствия персонала требованиям профессиональных стандартов. Они представлены в табл. 2.

Этапы и объекты кадрового аудита при условии внедрения профессиональных стандартов

Читайте так же:  Устав ооо несколько учредителей

Этапы кадрового аудита

Объекты и направления кадрового аудита

– динамика уволенных сотрудников по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины

– методы обучения персонала;

– эффективность системы обучения персонала;

– соответствие системы обучения персонала требованиям профессионального стандарта;

– проверка необходимых знаний персонала, установленных профессиональным стандартом;

– проверка необходимых умений персонала, установленных профессиональным стандартом;

– проверка необходимых навыков (трудовых действий) персонала, установленных профессиональным стандартом;

– сбалансированность персонала по качественному составу

Стимулирование труда персонала

– положение об оплате труда

– наличие кадрового резерва;

– обучение персонала, состоящего в кадровом резерве;

– соответствие уровня образования и стажа работы сотрудника, включенного в кадровый резерв, требованиям профессионального стандарта

Оценка персонала на соответствие профессиональным стандартам

– соответствие наименования должностей, предусмотренных в профессиональном стандарте штатному расписанию;

– выполнение требований к образованию;

– выполнение требований к опыту практической работы;

– выполнение особых условий допуска к работе;

Оценка персонала с позиции кадровой безопасности и лояльности

– выявление сотрудников, склонных к инсайдерству;

– выявление сотрудников, нелояльно настроенных по отношению к организации;

– выявление факторов, способствующих ухудшению кадровой безопасности организации;

– анализ политики лояльности

Примечание. *Если сотрудник выполняет несколько трудовых функций, аттестацию нужно проводить по каждой из них.

В рамках выделенных направлений кадрового аудита мы рекомендуем использовать следующие процедуры:

1. Анализ кадрового потенциала предприятия, причин увольнения сотрудников, особенно по собственному желанию. Аудитору особое внимание следует уделять коэффициенту текучести кадров. Нормативно установленного значения данного коэффициента нет. Поэтому аудитору самостоятельно необходимо определить оптимальный для соответствующей отрасли коэффициент текучести и сравнить его с фактическим, на основании чего будут сделаны соответствующие выводы о состоянии кадровой политики на предприятии.

2. Анализ нормативных документов по учету и развитию кадров: штатное расписание, положение об оплате труда, положение по обучению сотрудников, положение по аттестации персонала. На данном этапе аудитору рекомендуется изучить штатное расписание и сравнить наименование должностей, указанных в нем, наименованию, рекомендуемому профессиональными стандартами. При изучении положения об оплате труда необходимо уделить внимание вопросам стимулирования персонала. Большую роль играет обучение персонала, поэтому аудитор должен проверить выполнение требований к периодичности прохождения сотрудниками повышения квалификации. При проверке документов по аттестации персонала аудитор должен установить, включены ли в аттестацию теоретические и практические вопросы, которые позволяют выявить знания, умения и навыки сотрудников, выполняющих соответствующую трудовую функцию, требованиям профессиональных стандартов.

3. Анализ стимулирования труда персонала. При анализе оплаты труда аудитор проверяет бухгалтерские документы на предмет правильности законности начисления основной и дополнительной заработной платы, а также правильность удержаний из заработной платы.

4. Оценка персонала: оценка персонала на предмет соответствия требованиям профессионального стандарта. На этом этапе аудитору необходимо сверить данные об образовании и стаже работы с требованиями профессионального стандарта.

5. Оценка кадровой безопасности. При проведении кадрового аудита необходимо изучить факторы, которые способствуют снижению лояльности персонала и ведут к появлению угроз кадровой безопасности.

В качестве основных задач кадрового аудита В.А. Старовойт, В.Н. Футин определяют [7]:

– оценка кадровой политики экономического субъекта, ее согласованности с целями, задачами и стратегией развития компании;

– анализ соответствия плановой численности персонала производственной программе, количественного и качественного состава работников тактическим и стратегическим целям компании;

– определение стабильности занятости персонала, в том числе уязвимых слоев населения;

– оценка соответствия используемых методов подбора и отбора персонала требованиям законодательства, социальной и экономической эффективности;

– анализ методов расстановки и адаптации персонала, их соответствия интересам работников и стратегии развития организации;

– анализ состояния организации и нормирования труда;

– оценка условий труда и техники безопасности;

– диагностика кадровых технологий управления персоналом в русле требований социальной и экономической ситуации, стратегических задач производства;

– анализ организации оплаты труда персонала, реализации ее воспроизводственной, социальной и стимулирующей функций;

– оценка системы стимулирования и мотивации труда, обеспечения заинтересованности персонала в улучшении результатов своей деятельности;

– анализ используемых форм обучения, повышения квалификации и переподготовки персонала, их соответствия текущим и стратегическим целям компании и интересам работников;

– оценка системы учета управленческого кадрового потенциала и его использования в системе карьерного продвижения персонала;

– анализ системы управления социально-трудовыми отношениями, формированием благоприятного социально-психологического климата в коллективе;

– определение уровня и степени влияния на персонал организационной культуры;

– совокупная оценка эффективности деятельности службы управления персоналом.

Для качественного проведения кадрового аудита большую роль играет грамотно составленная программа аудита. Для ее составления необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. В настоящее время законодательно установленного перечня документов, подлежащих проверке в рамках кадрового аудита, нет. Поэтому аудитор самостоятельно определяет этот перечень исходя из специфики предприятия. Мы предлагаем все документы, подлежащие проверке при кадровом аудите, разделить на две группы. Это документы по кадровому учету и документы по бухгалтерскому учету. Они представлены в табл. 3.

Перечень документов, подлежащих кадровому аудиту

Документы по кадровому учету

Документы по бухгалтерскому учету

Табель учета использования рабочего времени

Приказы по личному составу

Личные дела работников

Базовые документы, регламентирующие методику ведения учета расчетов по оплате труда (Учетная политика)

Табель учета использования рабочего времени

Первичные документы по начислению заработной платы

Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета заработной платы

Формы бухгалтерской отчетности

Таким образом, на каждом предприятии прослеживается тесная взаимосвязь бухгалтерской и кадровой службы, роль кадровых документов в проведении тех или иных операций. От своевременного оформления кадровых документов (приказ о приеме на работу, приказы о предоставлении отпуска, приказы об увольнении и др.) зависит своевременность начисления и выплаты заработной платы.

Кроме того, именно кадровая служба разрабатывает положение по заработной плате, которое регламентирует не только начисление основной заработной платы, но и дополнительной. В положении указывается, за что работнику могут быть выплачены доплаты стимулирующего характера, за что могут быть применены взыскания. Именно это положение впоследствии становится основным документом по начислению заработной платы.

Выводы

Таким образом, при проведении кадрового аудита необходимо анализировать работу двух отделов. При проведении аудита кадрового учета аудитор устанавливает фактическое наличие сотрудников, При аудите учета оплаты труда – выявляет законность и правильность начисления заработной платы и достоверность ее отражения в регистрах бухгалтерского учета.

Кадровый аудит

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ,

регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.
Читайте так же:  Регистрация юридического лица сколько дней

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

Когда обращаются за услугами кадрового аудита

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

  • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
  • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
  • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Читайте так же:  Фнс регистрация ооо на домашний адрес

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
  • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
  • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Кадровый аудит

«Кадровик. Кадровый менеджмент», 2007, N 5

Любая организация, независимо от ее размеров, форм собственности и видов деятельности сталкивается с проблемами в области управления персоналом. Особенно если организация применяет стратегию развития. Часто сотрудники служб управления персоналом и топ-менеджмент не всегда понимают и реально могут оценить потенциал и способность персонала компании достичь тех или иных результатов, поставленных перед организацией. В этих случаях требуется независимый и комплексный взгляд на действующую систему управления персоналом, для того чтобы понять, способна ли она и ее кадровый потенциал достичь поставленных перед организацией целей. Помочь решить эту проблему может аудит управления персоналом.

Что же это такое — аудит управления персоналом?

Важно понимать, что аудит управления персоналом, или кадровый аудит, как его по-другому называют, — это не просто оценка работающего персонала или анализ системы управления персоналом, аудит управления персоналом — это комплексное всестороннее исследование системы управления персоналом на уровне высшего руководства, службы управления персоналом и линейного руководства, включающее анализ и оценку кадрового потенциала, функций управления персоналом, организационной структуры и функционального разделения труда, эффективности системы управления персоналом, а также разработку рекомендаций по ее совершенствованию.

Когда и как применять аудит управления персоналом,

какие результаты можно получить?

Компания, сферой деятельности которой является розничная торговля автомобильными шинами, колесными дисками и аксессуарами, а также услугами шинного сервиса (такими, как шиномонтаж, балансировка, экспресс-замена масла, замена колодок, установка углов сход-развала, мелкий ремонт и т.д.), существует на рынке более 6 лет. За это время компания достигла высоких результатов и выросла в крупное торговое предприятие с развитой розничной сетью.

Шинная отрасль имеет явные особенности управления персоналом, связанные с ярко выраженной сезонностью шинного бизнеса.

Организация находится на стадии активного роста и имеет амбициозные планы, однако важно понять, готова ли действующая система управления персоналом и персонал к планируемым изменениям. Для этого необходимо провести аудит управления персоналом.

Технология проведения аудита управления персоналом

На первом этапе определим цель аудита управления персоналом для конкретной организации — получение оперативной информации о состоянии системы управления персоналом, соответствии ее стратегическим целям организации и разработка комплекса рекомендаций по ее совершенствованию.

Определим основные задачи аудита управления персоналом для конкретной организации:

Видео (кликните для воспроизведения).

— определение соответствия стратегии управления персоналом и кадровой политики стратегии и целям организации;

— оценка кадрового потенциала и его соответствия стратегии организации;

— выявление проблем в управлении персоналом, влияющих на эффективность организации.

Аудит управления персоналом проводится по четырем направлениям согласно алгоритму, представленному на рис. 1.

Алгоритм проведения аудита

управления персоналом по направлениям

┌───┤Расчет показателей кадрового потенциала│

│ Аудит кадрового│ │ │ Сравнение значений показателей с │

│ потенциала ├─┼───┤ определенными оптимальными значениями │

│ └───┤ Предварительное аудиторское заключение├┐

│ ┌───┤ Классификация функций управления ││

│ ├───┤ Определение затрат на осуществление ││

│ системы │ │ │ Расчет показателей по функциям системы││

│ управления ├─┼───┤ управления персоналом ││

│ ├───┤ Сравнение значений показателей с ││

│ │ │ определенными оптимальными значениями ││

│ └───┤ Предварительное аудиторское заключение├┤

│ ┌───┤ Построение схемы функциональных ││

Аудит ├───┤ Расчет показателей организационной ││

│ организационной│ │ │ структуры и функционального ││

│ структуры и ├─┤ │ разделения труда ││

│ ├───┤ Сравнение значений показателей с ││

│ │ │ определенными оптимальными значениями ││

│ └───┤ Предварительное аудиторское заключение├┤

│ ┌───┤ Оценка значимости функций методом ││

│ ├───┤ Определение уровня качества ││

│ эффективности │ │ │ Расчет показателей эффективности ││

│ управления ├─┼───┤ управления персоналом ││

├───┤ Сравнение значений показателей с ││

│ │ определенными оптимальными значениями ││

└───┤ Предварительное аудиторское заключение├┤

Формирование итогового аудиторского заключения по │

Кадровый аудит персонала

Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором

Вернуться назад на Кадровый аудит

Аудит персонала — это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия. Аудит персонала является частью организационно-кадрового аудита, который также предполагает анализ кадровых процессов и строения организации.

Цели и принципы аудита

Главной, глобальной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

В практике менеджмента аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой — инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

Аудит персонала осуществляется на основании общепризнанных для любой аудиторской проверки принципов: профессионализм, независимость, достоверность, честность и объективность, сопоставимость с международным правом.

Такой принцип, как независимость аудиторской проверки, в основном присущ внешним аудиторам, не зависящим от руководства организации.

Объект аудита персонала — трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы управления персоналом в организации.

Аудиторская проверка в области персонала должна осуществляться по следующим направлениям:

— оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных характеристик персонала;
— диагностика кадровых процессов и процедур управления, оценка их эффективности.

Читайте так же:  Фнс срок регистрации ооо

Целью аудита кадрового потенциала является выявление того, обладает ли организация человеческими ресурсами, необходимыми и достаточными для ее функционирования и развития; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией. Для этого необходимо оценить фактический состав работающих, а также особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик.

Оценка кадрового потенциала должна включать:

Для выработки и обоснования рекомендаций в ходе аудиторской проверки должны быть изучены не только количественные и качественные характеристики персонала, но и весь спектр функций управления персоналом, посредством которых достигается обеспечение интересов организации (табл. ниже).

Основные параметры аудита по функциям управления персоналом:

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Кадровый аудит персонала в организации

Аудиторская деятельность является одним из основных инструментов как внешнего, так и внутреннего контроля законности деятельности организации и правильности отражения в учете хозяйственных операций. В качестве самостоятельного направления аудиторской деятельности можно выделить кадровый аудит.

Цель исследования: изучить сущность и особенности кадрового аудита, сформулировать его основные цели, дополнить их перечень, определить этапы и объекты кадрового аудита в условиях внедрения профессиональных стандартов

Материалы и методы исследования

Статья написана на основании изучения научной экономической литературы, посвященной вопросам кадрового аудита. Рассмотрены и проанализированы дефиниции данного понятия, предложенные в трудах российских ученых. При написании статьи использован абстрактно-логический метод, позволивший сформулировать авторское определение экономическим категориям, дополнить цели кадрового аудита, сформулировать этапы и объекты кадрового аудита.

Результаты исследования и их обсуждение

В настоящее время отсутствует официальное понятие «кадровый аудит». Однако в научной литературе существуют различные трактовки данного понятия. Нами проведена систематизация данного понятия.

Как отмечает ряд авторов, «кадровый аудит – это комплекс процедур, направленных на оценку эффективности существующей системы управления персоналом компании, соответствия кадрового потенциала компании, ее целям и стратегиям» [1].

Г.И. Сидунова считает, что кадровый аудит включает аудит персонала и частично знаний, а также аудит деятельности кадровых структур, поскольку кадровый аудит – это в первую очередь диагностика соответствия персонала организации ее целям и ценностям [2].

Как отмечает Т.Ю. Базаров, «кадровый аудит – это анализ и оценка соответствия структурного и кадрового состава организации её стратегии развития выбранным целям» [3].

А.Э. Фролова дает следующее определение данной экономической категории: «… это процесс сбора, анализа и комплексной оценки информации о профессиональной деятельности персонала с выявлением причин и закономерностей в динамике показателей, характеризующих количественные и качественные результаты труда…» [4].

А.Я. Кибанов трактует данное понятие как инструмент управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений [5].

К.Н. Деревянко предлагает следующее определение кадрового аудита: «это независимая комплексная оценка системы кадрового документооборота, процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверки на предмет полноты состава и соответствия оформления действующему законодательству» [6].

Проведя сравнительный анализ представленных авторских трактовок, можно сделать вывод, что все трактовки определения «кадровый аудит» делятся на две группы:

– авторы, входящие в первую группу (А.Я. Кибанов, Л.С. Духнина, Е.И. Лысенко, М.О. Назаренко), рассматривают кадровый аудит как инструмент управления;

– авторы, входящие во вторую группу (А.Э. Фролова, Г.И. Сидунова, Т.Ю. Базаров), рассматривают кадровый аудит с позиции анализа оценки соответствия персонала результатам труда и стратегии предприятия.

Кадровый аудит – это более широкое понятие, чем аудит расчетов с персоналом по оплате труда. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда охватывает только бухгалтерский учет, а именно правильность начисления заработной платы и удержаний из нее.

Кадровый аудит, по нашему мнению, должен охватывать, как аудит расчетов с персоналом по оплате труда, так и правильность организации кадрового делопроизводства на предприятии, а также оценку соответствия персонала организации профессиональным стандартам, оценку кадровой безопасности предприятия и оценку разработанной и внедренной политики формирования лояльности сотрудников организации.

Нами сформулированы цели кадрового аудита. Они представлены в табл. 1.

Цели кадрового аудита

Цели кадрового аудита

С позиции организации кадрового учета персонала и организации кадрового делопроизводства

С позиции организации бухгалтерского учета персонала

С позиции соответствия профессиональным стандартам

Проверка организации работы структурного подразделения с кадровыми документами

Проверка правильности отражения в учете затрат рабочего времени и периода временной нетрудоспособности

Проверка соответствия уровня образования персонала требованиям профессионального стандарта

Проверка правильности хранения и заполнения кадровых документов

Проверка правильности и законности начисления основной и дополнительной заработной платы, отпускных, пособия по временной нетрудоспособности

Проверка соответствия опыта практической работы персонала требованиям профессионального стандарта

Проверка наличия документов по личному составу организации

Проверка правильности и законности начисления удержаний из заработной платы

Проверка соблюдения условий допуска к работе (если это предусмотрено профессиональным стандартом)

Проверка соблюдения сроков проведения аттестации персонала

Проверка правильности и законности предоставления льгот при исчислении НДФЛ

Проверка соблюдения сроков обучения персонала (повышение квалификации)

Проверка наличия базовых документов, регламентирующих начисления оплаты труды и ведения учета расчетов по оплате труда

Кадровый аудит с позиции соответствия профессиональному стандарту – это достаточно новое явление и в настоящее время оно является достаточно актуальным. Это связано с внедрением профессиональных стандартов.

Читайте так же:  Можно ли будучи ип открыть ооо

В связи с этим нами разработаны этапы, объекты и направления кадрового аудита для проверки соответствия персонала требованиям профессиональных стандартов. Они представлены в табл. 2.

Этапы и объекты кадрового аудита при условии внедрения профессиональных стандартов

Этапы кадрового аудита

Объекты и направления кадрового аудита

– динамика уволенных сотрудников по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины

– методы обучения персонала;

– эффективность системы обучения персонала;

– соответствие системы обучения персонала требованиям профессионального стандарта;

– проверка необходимых знаний персонала, установленных профессиональным стандартом;

– проверка необходимых умений персонала, установленных профессиональным стандартом;

– проверка необходимых навыков (трудовых действий) персонала, установленных профессиональным стандартом;

– сбалансированность персонала по качественному составу

Стимулирование труда персонала

– положение об оплате труда

– наличие кадрового резерва;

– обучение персонала, состоящего в кадровом резерве;

– соответствие уровня образования и стажа работы сотрудника, включенного в кадровый резерв, требованиям профессионального стандарта

Оценка персонала на соответствие профессиональным стандартам

– соответствие наименования должностей, предусмотренных в профессиональном стандарте штатному расписанию;

– выполнение требований к образованию;

– выполнение требований к опыту практической работы;

– выполнение особых условий допуска к работе;

Оценка персонала с позиции кадровой безопасности и лояльности

– выявление сотрудников, склонных к инсайдерству;

– выявление сотрудников, нелояльно настроенных по отношению к организации;

– выявление факторов, способствующих ухудшению кадровой безопасности организации;

– анализ политики лояльности

Примечание. *Если сотрудник выполняет несколько трудовых функций, аттестацию нужно проводить по каждой из них.

В рамках выделенных направлений кадрового аудита мы рекомендуем использовать следующие процедуры:

1. Анализ кадрового потенциала предприятия, причин увольнения сотрудников, особенно по собственному желанию. Аудитору особое внимание следует уделять коэффициенту текучести кадров. Нормативно установленного значения данного коэффициента нет. Поэтому аудитору самостоятельно необходимо определить оптимальный для соответствующей отрасли коэффициент текучести и сравнить его с фактическим, на основании чего будут сделаны соответствующие выводы о состоянии кадровой политики на предприятии.

2. Анализ нормативных документов по учету и развитию кадров: штатное расписание, положение об оплате труда, положение по обучению сотрудников, положение по аттестации персонала. На данном этапе аудитору рекомендуется изучить штатное расписание и сравнить наименование должностей, указанных в нем, наименованию, рекомендуемому профессиональными стандартами. При изучении положения об оплате труда необходимо уделить внимание вопросам стимулирования персонала. Большую роль играет обучение персонала, поэтому аудитор должен проверить выполнение требований к периодичности прохождения сотрудниками повышения квалификации. При проверке документов по аттестации персонала аудитор должен установить, включены ли в аттестацию теоретические и практические вопросы, которые позволяют выявить знания, умения и навыки сотрудников, выполняющих соответствующую трудовую функцию, требованиям профессиональных стандартов.

3. Анализ стимулирования труда персонала. При анализе оплаты труда аудитор проверяет бухгалтерские документы на предмет правильности законности начисления основной и дополнительной заработной платы, а также правильность удержаний из заработной платы.

4. Оценка персонала: оценка персонала на предмет соответствия требованиям профессионального стандарта. На этом этапе аудитору необходимо сверить данные об образовании и стаже работы с требованиями профессионального стандарта.

5. Оценка кадровой безопасности. При проведении кадрового аудита необходимо изучить факторы, которые способствуют снижению лояльности персонала и ведут к появлению угроз кадровой безопасности.

В качестве основных задач кадрового аудита В.А. Старовойт, В.Н. Футин определяют [7]:

– оценка кадровой политики экономического субъекта, ее согласованности с целями, задачами и стратегией развития компании;

– анализ соответствия плановой численности персонала производственной программе, количественного и качественного состава работников тактическим и стратегическим целям компании;

– определение стабильности занятости персонала, в том числе уязвимых слоев населения;

– оценка соответствия используемых методов подбора и отбора персонала требованиям законодательства, социальной и экономической эффективности;

– анализ методов расстановки и адаптации персонала, их соответствия интересам работников и стратегии развития организации;

– анализ состояния организации и нормирования труда;

– оценка условий труда и техники безопасности;

– диагностика кадровых технологий управления персоналом в русле требований социальной и экономической ситуации, стратегических задач производства;

– анализ организации оплаты труда персонала, реализации ее воспроизводственной, социальной и стимулирующей функций;

– оценка системы стимулирования и мотивации труда, обеспечения заинтересованности персонала в улучшении результатов своей деятельности;

– анализ используемых форм обучения, повышения квалификации и переподготовки персонала, их соответствия текущим и стратегическим целям компании и интересам работников;

– оценка системы учета управленческого кадрового потенциала и его использования в системе карьерного продвижения персонала;

– анализ системы управления социально-трудовыми отношениями, формированием благоприятного социально-психологического климата в коллективе;

– определение уровня и степени влияния на персонал организационной культуры;

– совокупная оценка эффективности деятельности службы управления персоналом.

Для качественного проведения кадрового аудита большую роль играет грамотно составленная программа аудита. Для ее составления необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. В настоящее время законодательно установленного перечня документов, подлежащих проверке в рамках кадрового аудита, нет. Поэтому аудитор самостоятельно определяет этот перечень исходя из специфики предприятия. Мы предлагаем все документы, подлежащие проверке при кадровом аудите, разделить на две группы. Это документы по кадровому учету и документы по бухгалтерскому учету. Они представлены в табл. 3.

Перечень документов, подлежащих кадровому аудиту

Документы по кадровому учету

Документы по бухгалтерскому учету

Табель учета использования рабочего времени

Приказы по личному составу

Личные дела работников

Базовые документы, регламентирующие методику ведения учета расчетов по оплате труда (Учетная политика)

Табель учета использования рабочего времени

Первичные документы по начислению заработной платы

Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета заработной платы

Формы бухгалтерской отчетности

Таким образом, на каждом предприятии прослеживается тесная взаимосвязь бухгалтерской и кадровой службы, роль кадровых документов в проведении тех или иных операций. От своевременного оформления кадровых документов (приказ о приеме на работу, приказы о предоставлении отпуска, приказы об увольнении и др.) зависит своевременность начисления и выплаты заработной платы.

Кроме того, именно кадровая служба разрабатывает положение по заработной плате, которое регламентирует не только начисление основной заработной платы, но и дополнительной. В положении указывается, за что работнику могут быть выплачены доплаты стимулирующего характера, за что могут быть применены взыскания. Именно это положение впоследствии становится основным документом по начислению заработной платы.

Выводы

Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, при проведении кадрового аудита необходимо анализировать работу двух отделов. При проведении аудита кадрового учета аудитор устанавливает фактическое наличие сотрудников, При аудите учета оплаты труда – выявляет законность и правильность начисления заработной платы и достоверность ее отражения в регистрах бухгалтерского учета.

Источники

Кадровый аудит персонала в организации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here