Кадровый аудит вопросы

Главное в статье: "Кадровый аудит вопросы" с выводами и комментариями специалистов. Если требуется уточнение какого-то вопроса или актуализация данных на 2020 год, то обращайтесь к дежурному консультанту.

Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Сотрудничество с «Роско»: четкий и налаженный процесс взаимодействия

Грамотный аудит дает возможность выстроить оптимальный порядок работы с персоналом, повысить
его эффективность и отдачу, обеспечить соответствие всем нормам. Сотрудничая с «РосКо», клиенты получают
помощь в ситуациях любой сложности. В процессе работы специалисты компании минимально задействуют
заказчика и его штатных работников, не отвлекая их от повседневных дел. Проведение кадрового аудита
не регламентируется стандартизированной процедурой — это всегда индивидуально-ориентированная работа.
Однако, можно выделить несколько базовых ее элементов:

Анализ кадровой политики, ее уместности, соответствия задачам заказчика;

Оценка уровня системности и эффективности управления персоналом — набора
и адаптации сотрудников, определения зарплат, планирования карьер.

Анализ правомерности и правильности ведения трудовых договоров, аудит кадровых
документов, книжек работников, электронных форм ведения дел.

Проверка договоренностей о материальной ответственности, их составления и правильности.

Анализ учета сверхурочных работ (выходные, праздники, ночное время),
доплат — в процессе аудита кадровой документации также нужно отслеживать
верность суммирования времени.

Проверка точности составления договоров на оказание услуг/работы.

Анализ полноты, соблюдения порядка и сроков хранения, архивирования, утилизации
кадровых бумаг и так далее.

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Налоговых

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Читайте так же:  Образец устава организации ооо

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Специалисты «РосКо» помогают сэкономить время, денежные ресурсы и защищают компанию от кадровых рисков:

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

ВЕСЬ СПЕКТР УСЛУГ ОТ КОМПАНИИ «РОСКО»

Наши специалисты осуществляют аудит кадровых документов (трудовые книжки и договоры, заявления,
приказы и так далее); внутрикадрового делопроизводства (графики отпусков, порядок премирования,
табели учета отработанного времени). Организационно-кадровый аудит предполагает и проверку
правильности заполнения больничных листов, начисления НДФЛ, зарплат и прочих видов вознаграждений.
В ходе аудита мы оцениваем своевременность уплаты налогов и сборов, консультируем персонал
предприятия по вопросам кадрового документооборота.

Стоимость кадрового аудита определяется размерами компании и количеством планируемых проверок.
Его проведение позволяет предоставить руководству фирмы информацию о выявленных ошибках и
несоответствиях, а также советы по устранению и корректировке недочетов. При выявлении слишком
большого количества ошибок мы восстановим делопроизводство, сформируем уточненные
декларации.

Если вам нужен кадровый аудит, столь ответственные вопросы необходимо доверять профессионалам. Специалисты «РосКо», проводя аудит кадрового делопроизводства компании, помогают создать
предпосылки для развития прибыльной деятельности в рамках действующего законодательства.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Трудовых

Миграционных

Знания и большой практический опыт позволяют гарантировать, что мы качественно проведем
кадровый аудит и поможем защитить ваш бизнес от финансовых потерь.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорс

Подобную работу не всегда правильно выполнять силами внутренних работников. Кадровый аудит, как полномасштабная,
всесторонняя проверка, чаще всего выходит за рамки их знаний и компетенций. Нужно ориентироваться в вопросах
трудового права, грамотно составлять экспертные заключения, предлагать оптимальные варианты разрешения проблем.
Аудитом кадрового делопроизводства должны заниматься сотрудники, обладающие практическим опытом решения всех
возможных задач.

Специалисты «РосКо» постоянно повышают свой профессиональный уровень, и готовы к нестандартным ситуациям.
Среди других преимуществ заказа кадрового аудита в нашей компании стоит назвать:

  • Стабильность и непрерывность работы — в отличие от привлечения штатных сотрудников
    при сотрудничестве с нами заказчику не нужно беспокоиться о том, что ответственный работник заболеет,
    уйдет в отпуск или уволится.
  • Охват всех вопросов, которые подразумевает кадровое делопроизводство предприятия, — наши
    сотрудники не упустят ни одной детали.
  • Учет особенностей бизнеса клиента, модели построения официальных отношений с сотрудниками.
  • Минимизация рисков, связанных с трудовыми спорами, возможными штрафными санкциями.
  • Соответствие новейшим требованиям законодательства — кадровое делопроизводство относится
    к наиболее трудоемким с правовой точки зрения сферам деятельности, здесь важно учитывать
    все нюансы норм.
  • Доступность наших сотрудников для консультаций в любой момент и так далее.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

Читайте так же:  Документы для смены ген директора в ооо

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Кадровый аудит

Каждый работодатель, вступая в трудовые отношения с подчиненными, подвергает себя множеству рисков. В условиях часто меняющегося законодательства все чаще возникает вопрос о привлечении стороннего высококвалифицированного специалиста, ответственного за проведение кадрового аудита на предприятии (цена услуг в масштабах компании невелика).

Стоимость кадрового аудита зависит от задач кадрового аудита, количества сотрудников Клиента, наличия иностранных работников.

Стоимость наших услуг складывается из рассчитанных трудозатрат по проекту, умноженных на ставку работы специалиста Компании «РосКо».

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

  • Шестакова Екатерина | генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к.ю.н.
Видео (кликните для воспроизведения).

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

  • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
  • факты несчастных случаев на производстве;
  • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
  • информация, поступившая от правоохранительных органов.
Читайте так же:  Какой капитал нужен для открытия бизнеса

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации 1 . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений 2 . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе 3 .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

  • Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
  • Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
  • Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Индивидуальные локальные нормативные акты

Обязательные локальные акты организации

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Читайте так же:  Бизнес план открытия такси

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала 4 . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда 5 .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Сноски

Пункт 4 ст. 7 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

Статья 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

Статьи 136 и 140 ТК РФ. Вернуться назад

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 г. «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10.03.2008 г. № 10. Вернуться назад

11 главных вопросов о кадровом аудите и восстановлении документов

  • «Мы должны за сутки остановить предприятие». На Урале закрывают крупную птицефабрику
«Дикие миллиарды». Как в Екатеринбурге создали прибор, аналога которому нет в мире
«У нас долги, команда ушла». Уральский бизнесмен, шивший обувь на заказ, свернул проект
ЦБ продаст Сбербанк правительству по рыночной цене за счет нефтегазовых доходов
Японские суши без китайской рыбы. Сеть «Сушкоф» перестала закупать товары в КНР

Автор: Юлия Орехова, Руководитель направления «Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг»,Coleman Services

За 7 месяцев 2017 года инспекция труда в Новосибирской области провела 1379 проверок фирм и организаций и наложила 1630 административных штрафов на общую сумму более 32 млн. рублей!

Для того, чтобы максимально подготовиться к проверке ГИТ и тем самым избежать штрафов за нарушение трудового законодательства, компании могут привлечь внешних аудиторов, которые владеют актуальной информацией и могут дать рекомендации исходя из собственной практики и с учетом последних судебных решений.

Нужен ли нашей организации кадровый аудит и восстановление документов ?

Зачастую кадровый аудит проводится организациями при возникновении сложных и экстренных ситуаций: получение информации о планируемой проверке ГИТ, жалобы сотрудника в ГИТ, возникновение судебного трудового спора. Оптимальный вариант — задуматься о внешней проверке своих документов в достаточно спокойный период существования организации: через 1-2 года с момента основания. В это время уже накоплен достаточный для проверки документооборот, сформированы основные должности в штатном расписании и режимы работы сотрудников, и есть время до потенциальной первой плановой проверки ГИТ.

В этот период руководитель организации может спланировать время и финансы для проверки документации и решить все вопросы, в случае необходимости, по корректировке и восстановлению документов без жесткого давления грядущей проверки или суда. Необходимость восстановления или корректировки документов определяется по результатам проведенного аудита.

В последние 3 года, начиная с 2014 г, в практике консалтинговых компаний заметна тенденция ранней проверки кадровой документации.

Какую форму кадрового аудита выбрать?

Полный аудит, выборочный или специальный – все зависит от целей компании. Полный аудит подойдет перед проверкой ГИТ или при смене руководителя кадрового отдела. Специальный аудит позволит проанализировать наиболее рисковые блоки КДП, личные дела отдельных сотрудников, локальные нормативные акты или другое.

В каких ситуациях выборочный аудит будет эффективным?

Выборочный аудит эффективен и как способ определить зоны риска в кадровом документообороте организации и как инструмент регулярной проверки, в т.ч. позволяющий оценить профессиональный уровень сотрудников кадровой службы.

Какие документы обязательно необходимо проверить?

В первую очередь необходимо проверять локальные нормативные акты организации, т.к. данные документы во многом определяют содержание остальных кадровых документов всех сотрудников компании. Восстановление ЛНА наиболее трудоемко, и, как правило, влечет за собой восстановление, корректировку или подготовку новых документов по многим сотрудникам.

Каков формат проведения кадрового аудита?

Небольшие блоки документов, ЛНА провайдер может проверить удаленно, запросив данные документы у организации, например, по электронной почте. Выборочный или полный аудит, как правило, проводится на территории организации. Провайдер направляет своих экспертов, предварительно согласовав план проведения аудита с заказчиком услуги. Далее эксперты оформляют результаты кадрового аудита в отчет. Форму отчета руководитель может согласовать с провайдером услуги предварительно.

Какова стоимость услуг кадрового аудита и восстановления?

Как правило, консалтинговые компании формируют стоимость исходя из почасовой ставки, либо указывают стоимость за комплект документов на одного сотрудника. Стоимость рассчитывается с учетом выбранной формы аудита, объема документов, периода проверки (за 1,2,3 года) и наличия сложных блоков кадрового учета в данной организации.

Как часто необходимо проводить кадровый аудит?

Регулярный выборочный аудит рекомендуем проводить раз в 1-2 года, в зависимости от специфики организации. Такие сроки позволят не накопить значительный объем документов на восстановление/корректировку, быть в курсе всех изменений законодательства и получить от поставщика максимально выгодную стоимость за регулярный аудит, если компания работает с одним провайдером.

Как определить какие документы необходимо восстановить?

Определить нужно ли восстанавливать документы возможно только по результатам аудита – внутреннего или внешнего. Результатом аудита как раз и является список документов, которые есть в наличии/отсутствии, а также некорректных документов с указанием ссылок на законодательство и обоснованием необходимости наличия данных документов, определенных формулировок и содержания в них.

Возможно ли самостоятельно провести кадровый аудит и восстановление?

Регулярный самостоятельный аудит проводят большинство руководителей кадровых отделов и служб, так как это неотъемлемая часть системы контроля качества в данной профессиональной сфере, а также часть функциональных обязанностей руководителя. В то же время внешние аудиты – это отличный способ и самопроверки и получения актуальной информации по изменениям в законодательстве и судебной практике. Ведь привлеченный внешний провайдер владеет наиболее актуальной информацией и может дать рекомендации исходя из собственной практики и с учетом последних судебных решений.

Будет ли соблюдена конфиденциальность информации?

Провайдеры услуг постоянно работают с конфиденциальной информацией, консультируя своих клиентов, и, проверяя документы. Профессиональные и проверенные поставщики услуг заинтересованы в сохранении как своей репутации, так и репутации своих клиентов и обеспечивают полную конфиденциальность полученной информации. При заключении договора необходимо проверить наличие раздела о конфиденциальности информации и, при необходимости, можно предложить внести дополнения и пожелания по данному вопросу в договор.

Какие гарантии дают компании провайдеры по услугам кадрового аудита и восстановления документов?

Консалтинговые компании несут полную или частичную финансовую ответственность за результаты своей работы по кадровому аудиту и восстановлению документов. Условия, как правило, оговариваются на этапе решения сотрудничать и включаются в договор.

Источники

Читайте так же:  Ближайшие дивиденды по акциям газпрома
Кадровый аудит вопросы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here