Кто может проводить аудит кадрового делопроизводства

Главное в статье: "Кто может проводить аудит кадрового делопроизводства" с выводами и комментариями специалистов. Если требуется уточнение какого-то вопроса или актуализация данных на 2020 год, то обращайтесь к дежурному консультанту.

Аудит кадрового делопроизводства, документации. Особенности проведения

Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Несмотря на то, что ведение кадрового делопроизводства неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должное внимание.

Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров, кадровой документации и ведении кадрового делопроизводства только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату. Вместе с тем, правильное ведение кадровой документации позволит избежать различных негативных последствий.

В случае если возникает необходимость в постановке или восстановлении кадрового делопроизводства следует провести внутренний аудит кадровой документации, оценить текущее состояние дел, проанализировать локальные нормативные правовые акты на предмет соответствия их требованиям действующего законодательства. Внутренний аудит кадрового делопроизводства осуществляется с целью устранить имеющиеся несоответствия в кадровых документах, а также оптимизировать процедуры кадрового делопроизводства.

Ведение кадрового делопроизводства представляет собой комплекс мероприятий, включающих разработку локальных нормативных правовых актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации. При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация выступает в качестве письменного доказательства, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для нанимателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу нанимателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.

Аудит кадрового делопроизводства включает в себя следующее:

1. Оценку правильности оформления и ведения кадровой документации, а также анализ соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям трудового законодательства.

2. Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.

3. Оценку правильности ведения необходимых журнальных форм по регистрации кадровой документации.

4. Определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в любых организациях.

Приступая к внутреннему аудиту кадровой документации нужно учитывать следующие факторы, на которых он строится.

1. Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у каждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией.

2. Кадровую документацию, которая имеется в наличии, следует проверять и приводить в состояние соответствующее закону, а новые документы тоже необходимо составить в строгом соответствии с законом. В данном случае следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ, постановлениями Министерства труда и социальной защиты РФ и др. нормативными правовыми актами. В настоящее время имеется множество различной литературы, образцов, пошаговые процедуры разработки, согласования и утверждения различных локальных нормативных правовых актов.

3. Кадровые документы следует не только проверить, но и привести их в соответствие с указаниями руководителя организации. Новые кадровые документы следует также составлять в соответствии с указаниями руководителя. В частности, руководитель организации может конкретизировать, какие условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных правовых актах, в бланках трудовых договоров, какие из необязательных документов необходимо составить.

4. Поскольку документы не только проверяются, но и в них вносятся необходимые изменения, по этой причине составляются новые документы, нужно определить, кто за какие документы отвечает в организации. Например, нужно определить, кто отвечает за ведение, хранение и учёт трудовых книжек. Данное лицо будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

5. Приступая к проверке имеющейся кадровой документации и составлению новой, выясняется реальная обстановка дел в организации. Например, какой режим работы у работников разных подразделений, у кого ненормированный рабочий день. Иногда используются бланки Правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., в которых содержатся условия совсем не те, что действительно существуют в организации, например, время труда и отдыха. Исходя из реальной картины (с учетом требований закона и учредительных документов) следует проверить и составить кадровую документацию.

6. Кадровые документы должны соответствовать не только закону и действительности, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определяется порядок приёма директора, устанавливается его зарплата, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (контракт), в Уставе могут быть прописаны некоторые иные особенности, например, порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда и даже порядок утверждения штатного расписания.

7. И последний пункт, приводя кадровую документацию в порядок важно не запутать окончательно уже имеющуюся систему. Иногда в организациях бывает уникальный беспорядок.

Что необходимо предпринять в целях проведения внутреннего аудита:

1) следует собрать все документы, которые есть по кадрам;

2) определить список обязательных кадровых документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;

3) определить список необязательных кадровых документов, которые также целесообразно иметь;

4) проверить имеющиеся кадровые документы на предмет их внутреннего соответствия и соответствия закону.

Перечень обязательных документов, регламентирующих внутренний трудовой распорядок в организации:

— правила внутреннего трудового распорядка,

— должностные инструкции работников,

— графики работ (сменности),

— положения и инструкции по охране труда и технике безопасности,

— коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда.

Первые шесть из перечисленных локальных нормативных правовых актов должны быть у каждого работодателя, и они не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством, регулирующим соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.

Обращаем внимание, что правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать реальным условиям и действующему законодательству. Выявленные несоответствия нужно обсудить с руководителем организации и внести соответствующие изменения.

В случае необходимости работодатель имеет право изменять штатное расписание по своему усмотрению. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вообще отсутствует, необходимо позаботиться о его изменении, либо составлении нового штатного расписания. Здесь нельзя допускать нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Читайте так же:  Регистрация филиалов и представительств юридических лиц

Поскольку штатное расписание является финансовым документом, то и разрабатываться должно с участием работников финансовых подразделений организации, а не поручаться исключительно сотруднику, ответственному за ведение кадров либо юрисконсульту. Неправильно составленное штатное расписание влечет неправильное начисление заработной платы и, соответственно, высокие штрафные санкции.

В должностных инструкциях конкретизируется трудовая функция работников, их права и обязанности. Основой для должностных инструкций служат квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, иные квалификационные справочники. Четкая определенность трудовой функции в должностных инструкциях повышает личную ответственность работника и позволяет избежать трудовых споров по поводу переводов, перемещений, изменений существенных условий труда и других вопросов. Следует отметить, что в организации должен соблюдаться установленный законом порядок предоставления и оформления отпусков. В частности, урегулирована продолжительность трудового отпуска, замена отпуска денежной компенсацией, разделение трудового отпуска на части, отзыв из отпуска и многие другие моменты, которые возникают в практической деятельности.

Основные правила, которыми необходимо руководствоваться при проверке трудовых договоров (контрактов):

— трудовые договоры либо контракты должны быть заключены обязательно с каждым работником;

— условия трудовых договоров (контрактов) не должны противоречить действующему законодательству;

— условия трудовых договоров (контрактов) должны соответствовать действительности, то есть тому, что есть на самом деле.

Если обнаруживаются ошибки и несоответствия в трудовых договорах, то это нарушение ведения кадрового делопроизводства, которое необходимо исправить. Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника был один оклад, заменив трудовой договор и поставив в нем старую дату заключения и новый оклад, обнаружится несоответствие. Может получиться, что у работника оклад стал выше с момента приема его на работу. Соответственно работник этим воспользуется и пожалуется, что ему в прошлом году не доплачивали. Вместе с тем, изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике называют дополнительными соглашениями к трудовым договорам.

Далее работнику вручается один экземпляр его трудового договора. Если обнаруживается, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то их следует вручить под подпись.

С лицами, работающими по гражданско-правовым договорам, должны быть заключены соответствующие гражданско-правовые договоры. Проверка трудовых книжек происходит следующим образом:

— у всех ли работников, работающих по основной работе, были приняты трудовые книжки;

— заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые;

— правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки;

— заполнены ли соответствующие графы в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При обнаружении нарушений, их нужно устранить: принять трудовые книжки у тех работников, у которых они не приняты, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить книгу учёта.

Отдельное внимание следует уделить охране труда, включая необходимость разработки установленных законом инструкций по охране труда. Также нуждается в регламентации коммерческая тайна работодателя. В целях охраны коммерческой тайны работодатель должен установить определенные процедуры согласно действующему законодательству. При наличии в организации материально-ответственных лиц необходимо документально закрепить их ответственность согласно примерному договору о материальной ответственности работников. Таким образом, все существующие практические аспекты следует детально формализовать согласно действующему законодательству. В заключение хотелось бы отметить, что если в организации кадровое делопроизводство велось не на должном уровне, то для приведения дел в порядок потребуется определенное время, внимательность и тщательность, однако в дальнейшем поддерживать установленный порядок не составит большого труда.

Аудит кадрового делопроизводства

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6

Аудит кадрового делопроизводства

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

— при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

— при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;

— при смене руководителя организации;

— при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

— при изменении системы оплаты труда;

— при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Читайте так же:  Регистрация предприятия днр

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

1. Организационный этап.

2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов.

4. Проверка кадровой документации.

5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

— определить цели и задачи проведения кадрового аудита;

— сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;

— определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев);

— издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

— трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;

— трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

— табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;

— личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) («Личная карточка государственного (муниципального) служащего»). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;

— приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;

— локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

— коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

— должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

Видео (кликните для воспроизведения).

— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

— договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

— договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);

— положение об охране коммерческой тайны;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

— журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);

— журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Читайте так же:  Аудиторская проверка организации пример

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Аудит кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства может включать в себя следующие проекты:
1. Разовую услугу по организации кадрового документооборота в компании.
2. Восстановление кадрового учета.
3. Комплексное кадровое сопровождение.
Стоимость аутсорсинга будет зависеть от количества сотрудников компании, от срока договора с аутсорсером, от комплексности услуги (полный или выборочный аудит, полное восстановление или ведение документации или локальное).
Комплексное кадровое сопровождение, как правило, включает в себя:
• Полное ведение кадрового учета и делопроизводства, в соответствии с требованиями действующего законодательства и кадровой политикой организации – заказчика.
• Прием работника (приказ, ТД).
• Увольнение.
• Кадровые перемещения.
• Разработку и внесение изменений в ТД работников.
• Подготовку (изменение) штатного расписания.
• Оформление изменения размера заработной платы работника.
• Оформление предоставления работнику отпуска.
• Формирование графика отпусков.
• Оформление документов по премированию и вынесению дисциплинарного взыскания работникам.
• Выдача по запросу работников компании справок об их трудовой деятельности.
• Ведение журнала движения ТК.
• Ведение ТК и журнала движения ТК.
• Ведение карточки Т-2.

Безупречного порядка в кадровых документах!

Читайте также

Составьте грамотное резюме на должность администратора (салона красоты, гостиницы, медицинского центра) и гарантированно получите приглашение на собеседование

8 профессий для работы в IT и маркетинге: обязанности, обучение, варианты карьеры

Эффективно пройденному собеседованию всегда предшествует тщательная подготовка: продумывание ответов на возможные вопросы работодателя о предыдущем опыте работе и мотивации

Аудит кадрового делопроизводства

Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые должны быть в идеальном состоянии. Тогда компания может не опасаться тех рисков, которые могут возникнуть в результате нарушения трудового законодательства. За подобные нарушения компаниям могут грозить проверки на государственном уровне, штрафные санкции, приостановление деятельности и дисквалификация. Кроме того, таким компаниям возможно не удастся избежать споров со своими работниками, которые в конечном итоге могут дойти до судебных разбирательств. Однако, далеко не каждый работодатель уделяет ведению кадрового делопроизводства должное внимание, а это приводит к беспорядку в кадровых документах. Выявлению ошибок в порядке ведения учета, а также приведению в порядок всех кадровых документов способствует аудит кадрового делопроизводства.

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству. В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так. Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли. В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Что собой представляет аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства представляет собой процедуру по проведению оценки кадрового учета, включающую в себя проверку на наличие обязательных кадровых документов, а также проведение ее экспертизы на предмет соответствия трудовому законодательству (Читайте также статью ⇒ Внутренний финансовый аудит).

Важно! Основной целью подобного аудита является сведение к минимуму риски обложения штрафными санкциями, связанными с проведением проверок, а также рисков возникновения жалоб и разбирательств со стороны работников.

Проводится кадровый аудит в определенных случаях, в том числе если:

  • предстоит государственная проверка;
  • меняется специалист по кадрам;
  • возникает угроза проверки (например, работник подал на работодателя жалобу, в связи с несвоевременной выплатой зарплаты, либо при незаконном увольнении);
  • происходит смена руководства;
  • произошли изменения законодательства.
Читайте так же:  Дивиденды по акциям алроса по годам

Провести кадровый аудит компания может как самостоятельно, так и обратиться к сторонней организации. В случае последнего нужно будет найти компанию, специализирующуюся на проведении кадрового аудита. Специалисты данной компании проведут проверку и составят по ее итогам отчет, в котором будут указаны допущенные нарушения и ошибки, а также рекомендацию по устранению.

Если компания не располагает лишними средствами на оплату услуг аудиторских компаний, то проверку можно провести и своими силами. Для этого руководитель компании должен будет издать приказ о проведении аудита, в котором будут прописаны:

  • цели проверки;
  • сроки проведения аудита;
  • перечень лиц, которые будут ответственны за проведение аудита кадрового делопроизводства.

Далее руководитель компании определяется с этапами проведения проверки. Как правило, аудит включает в себя следующие этапы:

  1. Подготовка документов для проведения аудита, проверка их наличия.
  2. Непосредственная экспертиза документов на соответствие трудовому законодательству.
  3. Составление заключения и отчета.

Каждый из указанных этапов теперь рассмотрим более подробно.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Аудит кадрового делопроизводства – является одним из тех инструментов, которые позволяют снизить риски, связанные с нарушениями в ведении учета. Руководители компаний часто отказываются от данной процедуры, так как считают, что обращение к специалистам является довольно дорогостоящим. Однако, проведение аудита возможно и своими силами. Это позволит не только сэкономить на услугах эксперта, но и выявить собственные пробелы в данном вопросе и если они есть, то устранить их.

Кадровый аудит

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Читайте так же:  Решение о создании ооо с одним учредителем

Подготовка документов

Каждый работодатель несет ответственность за то, что у него нет каких-либо кадровых документов, являющихся в соответствии с законодательством обязательными. Поэтому на первом этапе определяется перечень обязательных документов, а затем проверяется наличие этих документов компании.

Условно все обязательные документы делятся на две категории:

  1. Те, что должны быть в каждой компании, независимо от вида деятельности и организационно-правовой формы.
  2. Документы, которые обязательными становятся в следствие определенных условий.

Помимо этого, работодатели вправе утверждать и иные локальные нормативные документы, обязательное наличие которых не прописано в трудовом законодательстве. Однако эти документы могут помогать компании в процессе работы. Речь идет о таких документах, как положение от отделах, положение о персонале и др.

Важно! После подготовки документов проводится их сверка, то есть проверяется, какие документы в компании есть, а какие потребуется разработать.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Проведение экспертизы документов

Вторым этапом проверки является проведение экспертизы.После подготовки необходимых документов и проверки их наличия проверить нужно будет правильность оформления документов на соответствие требованиям законодательства.

При проверке локальных нормативных актов следует обратить внимание на то, что они не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с условиями, предусмотренными трудовым законодательством. Кроме того, с такими документами все работники должны быть ознакомлены под подпись, а это означает, что необходимо проверить наличие всех необходимых подписей.

Важно! Обязанностью работодателя является получение от каждого сотрудника письменного согласия на обработку персональных данных. Поэтому необходимо буде проверить их наличие.

При проверке графика отпусков следует учесть, что в нем должны отмечаться не только отпуска по плану, но и перенос времени отпуска и фактические отпуска. Также следует помнить, что о начале отпуска работодатель должен известить сотрудника за 2 недели, направив ему письменное уведомление.

Штатное расписание должно быть актуальным и утверждено приказом. На все изменения, которые вносятся в штатку также должны быть оформлены приказы.

Табель учета рабочего времени составляется по каждому месяцу и в нем должны указываться сведения по всем работникам, включая из отпуска, прогулы и больничные.

При проверке распорядительных документов следует помнить, что приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания для документов использует самостоятельно разработанные формы, то они должны утверждаться приказом директора.

Проверяя трудовые книжки, проверить также следует наличие приказа о назначении ответственного за из ведение. Трудовые книжки подлежат регистрации в Книге учета движения трудовых книжек. В самих трудовых должны быт внесены все записи, а если есть вкладыши, то они должны быть подшиты.

Трудовые договора работодатель обязан заключать с каждым работником, а содержание этого документа должно соответствовать требованиям 57 статьи ТК РФ.

В личных карточках работника должна содержаться только актуальная информация. Кадровые журналы компании в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью руководителя.

Составление заключения и отчета

По итогам проведенной проверки лица, назначенные ответственными за проведение аудита, должны подготовить отчет.В данном отчете указываются ошибки и нарушения в кадровом учете, выявленные при проверке, а также указываются меры по их устранению.

Аудиторский отчет состоит из двух частей. В первой указываются итоги проверки обязательных документов (в том числе, локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, графиков отпусков и штатки и др. документов общего плана). А во второй части описываются результаты аудита по документам каждого отдельного сотрудника (в том числе его трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка и пр.).

Также указывается перечень документов, которых в компании нет, но в соответствии с законодательством они должны быть (Читайте также статью ⇒ Аудит налоговой отчетности).

Заключение

Видео (кликните для воспроизведения).

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников. Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Источники

Кто может проводить аудит кадрового делопроизводства
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here