Программа аудита кадрового делопроизводства

Главное в статье: "Программа аудита кадрового делопроизводства" с выводами и комментариями специалистов. Если требуется уточнение какого-то вопроса или актуализация данных на 2020 год, то обращайтесь к дежурному консультанту.

Аудит кадрового делопроизводства

Кадровый аудит Ц это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса Ц аудит кадрового делопроизводства. Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
  • при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства организации;
  • при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на аудит кадрового делопроизводства довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения понятия аудит кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек Ц статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка Ц статьей 189, графика отпусков Ц статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225[2].

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Обязательные документы Комментарии Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами Штатное расписание , график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение , направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности Трудовая книжка , книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

Документы, которые могут стать обязательными

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки , выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации , адаптации и т. д.).

II. Проведение сверки документов

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку Ц что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Результаты сверки удобно свести в таблицу:

Читайте так же:  Заявление регистрация юридических лиц фнс

Таблица сверки документов

Документ отсутствует Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается Положение о защите персональных данных работников Правила внутреннего трудового распорядка (далее Ц ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись) Штатное расписание Инструкции по охране труда Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора , а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме) График отпусков . . .

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие[4].

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

  • издать новую редакцию ПВТР;
  • создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта .

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР[5].

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

Обязательно ознакомьте каждого работника с новой редакцией всех локальных нормативных актов , даже если в личном деле есть лист ознакомления с предыдущим вариантом этих документов. Получить подтверждение можно, например, в такой форме:

лС Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными 30.03.2010, ознакомлен. 02.04.2010»

III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела [6] в соответствии с номенклатурой дел [7] (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов Ц наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении , а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек[8] и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[9].

IV. Кадровый аудит и оформление отчетов

В заключение комиссия, которая проводит кадровый аудит составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры Ц аудит кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт .

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 2020. Справочная база (бесплатная), книги, журналы, форум, тесты по кадровой работе

Уважаемые гости и друзья нашего сайта! У нас Вы найдете много полезных и нужных материалов и сервисов по кадровому делопроизводству 2020. Ведение кадрового делопроизводства — сложная задача. Справиться с ней Вам обязательно поможет наш сайт. 😉

Читайте так же:  Основные уровни аудиторской проверки

Сегодня при подписке на год на журнал «Кадровик-практик» + сервисы в подарок Вы получаете 2 месяца подписки.

Новости сайта и трудового законодательства — 2020

Последние публикации
по кадровому делопроизводству — 2020

    12.02.2020 Старый перечень типовых управленческих архивных документов утратит силу 18.02.2020
    12.02.2020 Росархив утвердил новый Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения
    12.02.2020 Внесены поправки в Положение о воинском учете
    10.02.2020 Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена ответами на следующие вопросы, поступившие после ее публикации
    10.02.2020 Студенты-иностранцы смогут подрабатывать без оформления патента или разрешения на работу
    05.02.2020 ПФР разместил образцы заполнения СЗВ-ТД на своем сайте
    04.02.2020 Инструкция по заполнению и сдаче СЗВ-ТД — большая, подробная и с образцами документов
    03.02.2020 Минюст России предложил новую редакцию КоАП (с новыми нормами об ответственности работодателей)
    03.02.2020 Семинар «Электронные трудовые книжки» (видео) опубликован на нашем сайте
    12.02.2020 Конституционный Суд РФ о поручении иностранному работнику работы, не предусмотренной трудовым договором
    10.02.2020 В СЗВ-ТД только кадровые действия 2019 года надо писать?
    10.02.2020 Продление срока трудового договора: позиция Роструда и юристов
    10.02.2020 Разъездной характер работы для беременной
    07.02.2020 Не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки! Размышления у парадного подъезда…
    06.02.2020 Роструд о награждении работников, выбравших «электронные трудовые книжки». Куда сведения о награждении теперь вносить, а куда не вносить?
    06.02.2020 Электронные трудовые книжки — 2020. Всё про сведения о трудовой деятельности в электронном виде, СЗВ-ТД, СТД-Р. Разъяснения, комментарии, законы, образцы документов
    06.02.2020 Роструд о СЗВ-ТД на внутренних совместителей
    06.02.2020 Роструд о выдаче СТД-Р работнику, который не отказался от трудовой книжки
    06.02.2020 Надо ли в СЗВ-ТД писать отдел, если работник принят на должность «Начальник отдела…»? Т.е. наименование отдела уже звучит в должности…

Бесплатная справочная база
по кадровому делопроизводству
(все можно скачать)

  • 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.),
  • 200 образцов документов по кадрам (образцы трудовых договоров и соглашений с работниками, образцы приказов, актов, уведомлений и других кадровых документов)
  • Трудовые книжки (образцы заполнения и консультации)
  • Методички по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам
  • Нормативные акты для кадровика, письма Роструда и Гострудинспекции
  • Самоучитель для кадровиков
  • Кадровый аудит своими силами

Газета и рассылки
для кадровиков и работодателей
(бесплатно)

Подпишитесь на рассылки:

Книги по кадровому делопроизводству

  • Печатные и электронные
  • Только практичные и полезные издания. Доступно о сложном. Масса примеров из практики. Отлично структурированный материал.
  • «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель»
  • «130 пошаговых инструкций для кадровой работы»
  • «Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей»
  • Сборник образцов приказов
  • «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве»
  • «Практика увольнений»
  • другие книги

Книги и журналы учета

  • Удобный формат, надежная обложка, белые листы, четкая разлиновка.
  • Развороты (графы) журналов можно посмотреть на сайте перед заказом.
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Журнал регистрации приказов
  • Журнал регистрации трудовых договоров
  • Журнал учета листков нетрудоспособности
  • Журнал регистрации заявлений работников
  • Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
  • другие книги и журналы учета

Надлежащий учет документов у Вашего работодателя!

Доставка во все регионы РФ.

Журнал «Кадровик-практик» + ИКС

  • «Подписка на электронный журнал «Кадровик-практик»,
  • открытие доступа к большой справочной базе на период подписки (140 пошаговых процедур кадровых операций, более 1000 бланков и образцов кадровых документов, блок трудовые книжки и др.),
  • открытие доступа к книжной полке,
  • открытие доступа к курсу кадрового делопроизводства
  • открытие доступа к архиву журналов за прошлые годы,
  • открытие доступа к тестам по кадровому делопроизводству)

«Пакет Кадровика»

«Пакет Кадровика» — это гигантская база нужных Вам материалов для ведения кадровой работы:

  • база форм документов (более 3000) и образцов их заполнения, должностных инструкций;
  • база 140 пошаговых процедур кадровых операций;
  • база практических консультаций, статей (более 1800);
  • 200 образцов записей в трудовые книжки;
  • база официальных разъяснений (Роструда, Гострудинспекции);
  • таблицы и схемы;
  • база нормативных актов;
  • база реальных решений и обзоров судов по трудовым спорам;
  • и многое другое.

Форумы

В будние дни наш сайт посещают до 50.000 посетителей, общайтесь с коллегами со всей страны, спрашивайте и отвечайте.

  • форум «Кадровое делопроизводство» — онлайн-консультации по кадровым вопросам без авторизации
  • форум «Обмен документами» по кадровому делу
  • форум «Управление персоналом» — онлайн-консультации
  • форум по 1С
  • форум «Ищу/предлагаю работу»
  • форум «С коллегами не о работе»

Форумы >>

Программы 1С

  • 1С: Зарплата и управление персоналом 8
  • 1С: Бухгалтерия 8
  • 1С: Управление торговлей 8
  • 1C: Управление производственным предприятием 8
  • и многие другие

Онлайн Учебный Центр по кадровому делопроизводству

Учитесь в удобное для Вас время.

Курс по кадровому делопроизводству и тесты

Проверьте свои знания

Хотите проверить свои знания? Хотите проверить знания кандидата на должность кадрового работника? Воспользуйтесь нашими тестами. Пройдите их и узнайте правильные ответы. База тестов регулярно пополняется.

В кадровом деле много спорных вопросов, на которые закон не дает четкого ответа. Хотите узнать мнение коллег со всей России по таким вопросам? Заходите в раздел опросов, смотрите статистику вариантов ответов, принимайте участие в голосовании сами.

Кадровый аудит своими силами

Уважаемые пользователи и гости нашего сайта!

Настоящий раздел мы разработали, чтобы помочь Вам самостоятельно проводить кадровый аудит, выявлять имеющиеся нарушения.

По каждому участку кадровой работы мы приводим списки типичных нарушений, которые Вам нужно искать у себя. Эти ошибки могу привести к неблагоприятным последствиям: от больших штрафов до уголовной ответственности. Обнаруженные ошибки Вы сможете исправить с помощью наших советов, запасов наших справочных баз и ресурсов.

РАЗДЕЛЫ

Книга поможет оперативно проверить соблюдение закона на разных участках кадровой работы и навести порядок. По участкам (прием на работу, переводы, отпуска и т.д.) рассказывается «как должно быть», какие встречаются ошибки, что проверить, как исправить.

После оплаты заказчику открывается доступ к книге в электронном виде.

Аудит кадрового делопроизводства

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6

Аудит кадрового делопроизводства

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Читайте так же:  Вексель облигация акция дивиденды чек процент

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

— при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

— при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;


— при смене руководителя организации;

— при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

— при изменении системы оплаты труда;

— при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

1. Организационный этап.

2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов.

4. Проверка кадровой документации.

Видео (кликните для воспроизведения).

5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

— определить цели и задачи проведения кадрового аудита;

— сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;

— определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев);

— издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

— трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;

— трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

— табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;

— личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) («Личная карточка государственного (муниципального) служащего»). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;

— приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;

— локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Читайте так же:  Незаконное образование создание реорганизация юридического лица россия

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

— коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

— должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

— договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

— договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);

— положение об охране коммерческой тайны;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

— журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);

— журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Кадровый аудит

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ,

регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Что собой представляет аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства представляет собой процедуру по проведению оценки кадрового учета, включающую в себя проверку на наличие обязательных кадровых документов, а также проведение ее экспертизы на предмет соответствия трудовому законодательству (Читайте также статью ⇒ Внутренний финансовый аудит).

Важно! Основной целью подобного аудита является сведение к минимуму риски обложения штрафными санкциями, связанными с проведением проверок, а также рисков возникновения жалоб и разбирательств со стороны работников.

Проводится кадровый аудит в определенных случаях, в том числе если:

  • предстоит государственная проверка;
  • меняется специалист по кадрам;
  • возникает угроза проверки (например, работник подал на работодателя жалобу, в связи с несвоевременной выплатой зарплаты, либо при незаконном увольнении);
  • происходит смена руководства;
  • произошли изменения законодательства.

Провести кадровый аудит компания может как самостоятельно, так и обратиться к сторонней организации. В случае последнего нужно будет найти компанию, специализирующуюся на проведении кадрового аудита. Специалисты данной компании проведут проверку и составят по ее итогам отчет, в котором будут указаны допущенные нарушения и ошибки, а также рекомендацию по устранению.

Если компания не располагает лишними средствами на оплату услуг аудиторских компаний, то проверку можно провести и своими силами. Для этого руководитель компании должен будет издать приказ о проведении аудита, в котором будут прописаны:

  • цели проверки;
  • сроки проведения аудита;
  • перечень лиц, которые будут ответственны за проведение аудита кадрового делопроизводства.

Далее руководитель компании определяется с этапами проведения проверки. Как правило, аудит включает в себя следующие этапы:

  1. Подготовка документов для проведения аудита, проверка их наличия.
  2. Непосредственная экспертиза документов на соответствие трудовому законодательству.
  3. Составление заключения и отчета.

Каждый из указанных этапов теперь рассмотрим более подробно.

Составление заключения и отчета

По итогам проведенной проверки лица, назначенные ответственными за проведение аудита, должны подготовить отчет.В данном отчете указываются ошибки и нарушения в кадровом учете, выявленные при проверке, а также указываются меры по их устранению.

Аудиторский отчет состоит из двух частей. В первой указываются итоги проверки обязательных документов (в том числе, локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, графиков отпусков и штатки и др. документов общего плана). А во второй части описываются результаты аудита по документам каждого отдельного сотрудника (в том числе его трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка и пр.).

Также указывается перечень документов, которых в компании нет, но в соответствии с законодательством они должны быть (Читайте также статью ⇒ Аудит налоговой отчетности).

Когда обращаются за услугами кадрового аудита

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

Подготовка документов

Каждый работодатель несет ответственность за то, что у него нет каких-либо кадровых документов, являющихся в соответствии с законодательством обязательными. Поэтому на первом этапе определяется перечень обязательных документов, а затем проверяется наличие этих документов компании.

Читайте так же:  Регистрация ооо индивидуальным предпринимателем

Условно все обязательные документы делятся на две категории:

  1. Те, что должны быть в каждой компании, независимо от вида деятельности и организационно-правовой формы.
  2. Документы, которые обязательными становятся в следствие определенных условий.

Помимо этого, работодатели вправе утверждать и иные локальные нормативные документы, обязательное наличие которых не прописано в трудовом законодательстве. Однако эти документы могут помогать компании в процессе работы. Речь идет о таких документах, как положение от отделах, положение о персонале и др.

Важно! После подготовки документов проводится их сверка, то есть проверяется, какие документы в компании есть, а какие потребуется разработать.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

  • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
  • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
  • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
  • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
  • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Аудит кадрового делопроизводства

Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые должны быть в идеальном состоянии. Тогда компания может не опасаться тех рисков, которые могут возникнуть в результате нарушения трудового законодательства. За подобные нарушения компаниям могут грозить проверки на государственном уровне, штрафные санкции, приостановление деятельности и дисквалификация. Кроме того, таким компаниям возможно не удастся избежать споров со своими работниками, которые в конечном итоге могут дойти до судебных разбирательств. Однако, далеко не каждый работодатель уделяет ведению кадрового делопроизводства должное внимание, а это приводит к беспорядку в кадровых документах. Выявлению ошибок в порядке ведения учета, а также приведению в порядок всех кадровых документов способствует аудит кадрового делопроизводства.

Проведение экспертизы документов

Вторым этапом проверки является проведение экспертизы.После подготовки необходимых документов и проверки их наличия проверить нужно будет правильность оформления документов на соответствие требованиям законодательства.

При проверке локальных нормативных актов следует обратить внимание на то, что они не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с условиями, предусмотренными трудовым законодательством. Кроме того, с такими документами все работники должны быть ознакомлены под подпись, а это означает, что необходимо проверить наличие всех необходимых подписей.

Важно! Обязанностью работодателя является получение от каждого сотрудника письменного согласия на обработку персональных данных. Поэтому необходимо буде проверить их наличие.

При проверке графика отпусков следует учесть, что в нем должны отмечаться не только отпуска по плану, но и перенос времени отпуска и фактические отпуска. Также следует помнить, что о начале отпуска работодатель должен известить сотрудника за 2 недели, направив ему письменное уведомление.

Штатное расписание должно быть актуальным и утверждено приказом. На все изменения, которые вносятся в штатку также должны быть оформлены приказы.

Табель учета рабочего времени составляется по каждому месяцу и в нем должны указываться сведения по всем работникам, включая из отпуска, прогулы и больничные.

При проверке распорядительных документов следует помнить, что приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания для документов использует самостоятельно разработанные формы, то они должны утверждаться приказом директора.

Проверяя трудовые книжки, проверить также следует наличие приказа о назначении ответственного за из ведение. Трудовые книжки подлежат регистрации в Книге учета движения трудовых книжек. В самих трудовых должны быт внесены все записи, а если есть вкладыши, то они должны быть подшиты.

Трудовые договора работодатель обязан заключать с каждым работником, а содержание этого документа должно соответствовать требованиям 57 статьи ТК РФ.

В личных карточках работника должна содержаться только актуальная информация. Кадровые журналы компании в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью руководителя.

Заключение

Видео (кликните для воспроизведения).

Аудит кадрового делопроизводства – является одним из тех инструментов, которые позволяют снизить риски, связанные с нарушениями в ведении учета. Руководители компаний часто отказываются от данной процедуры, так как считают, что обращение к специалистам является довольно дорогостоящим. Однако, проведение аудита возможно и своими силами. Это позволит не только сэкономить на услугах эксперта, но и выявить собственные пробелы в данном вопросе и если они есть, то устранить их.

Источники

Программа аудита кадрового делопроизводства
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here