Варианты проведения кадрового аудита

Главное в статье: "Варианты проведения кадрового аудита" с выводами и комментариями специалистов. Если требуется уточнение какого-то вопроса или актуализация данных на 2020 год, то обращайтесь к дежурному консультанту.

Кадровый аудит

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМ КАДРОВЫЙ АУДИТ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Снижение возможных рисков и финансовых потерь от административных штрафов, за нарушение кадрового законодательства.

2. Услуги кадрового аудита минимизируют риски, связанные с трудовыми спорами и жалобами со стороны работников в правоохранительные и контролирующие государственные органы.

3. Грамотное и эффективное построение кадровой политики в Вашей компании.

4. Кадровый аудит поможет руководителю определить уровень квалификации работников кадрового отдела в организации, ведь наличие ошибок в кадровом учете и штрафов – вина кадровика.

Кадровый аудит от компании «Консенсус» — это уверенность в правильном оформлении кадровой документации.

Звоните: +7(495) 649-81-05

Так же мы предлагаем и другие кадровые услуги: постановка кадрового учета, ведение кадровой документации, восстановление кадровых документов, проведение кадрового аудита и аттестации персонала.

Как провести кадровый аудит?

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

СТОИМОСТЬ КАДРОВОГО АУДИТА

Стоимость услуг кадрового учета зависит от вида кадрового аудита, объема работ, численности персонала и специализации Вашего бизнеса.

Содержание услуги

Стоимость

Выборочный кадровый аудит, проверка личных дел сотрудников или локально-нормативных актов, выбранных заказчиком по каким-то определенным критериям. Например: трудовые договора, личные карточки сотрудников, приказы и пр. Такой аудит помогает определить зоны риска и типичные ошибки в кадровом учете.

1000 руб./сотрудник, но не менее 15 000 руб. за услугу

Обзорный кадровый аудит, включает:
— Проверка локально-нормативных актов;
— Проверка наличия и правильности составления документов по учету кадров;
— Проверка и регистрация кадровых приказов;
— Проверка личных дел сотрудников;
— Проверка порядка ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами.

до 10 сотрудников.

**В стоимость услуг не входит:

— устранение нарушений, выявленных в ходе кадровой проверки силами наших специалистов;
— повторная проверка кадровой документации, если заказчик устранил нарушения своими силами;
— разработка локально-нормативных актов под специфику Вашей компании.

Стоимость дополнительных услуг зависит от объемов работ наших специалистов.

Звоните: +7(495) 649-81-05

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.
Читайте так же:  Мое дело регистрация ооо бесплатно

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству. В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так. Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли. В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников. Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Кадровый аудит

Готова ли Ваша компания к визитам трудовой инспекции и проверкам контролирующих кадровую деятельность органов? К сожалению, больше 93% компаний не могут положительно ответить на этот вопрос, так как сомневаются в правильности ведения кадровой документации в своей фирме.

Но ведь есть простой и действенный способ защиты своего бизнеса – кадровый аудит.

Кадровый аудит организации поможет защитить Ваш бизнес от трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, а так же от административных нарушений.

Видео (кликните для воспроизведения).

ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Наши специалисты подробно расскажут Вам об этапах проведения кадрового аудита и ответят на все интересующие Вас вопросы,

1. Первичная оценка Вашего кадрового учета, для составления индивидуального коммерческого предложение, подписание договора на проведение кадрового учета, оплата услуги.

2. Составление плана проверки. На данном этапе наш сотрудник составляет план проверки и согласовывает его с руководством компании.
3. В офисе заказчика, наш специалист проводит аудит кадровых документов, в ходе которого выполняется просмотр и фиксирование документации, которая обязательна для всех организаций, а так же документов которые обязательны только для специфики Вашего бизнеса, помимо документов наш специалист просматривает так же базу данных по сотрудникам Заказчика в программе 1С.
Звоните: +7(495) 649-81-05

СРОК ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Сроки проведения кадрового аудита зависит от вида и объема проверки документации, но обычно они составляют:

Выборочный кадровый аудит — от 1 до 3 дней;
Обзорный кадровый аудит – от 2 до 7 дней, в зависимости от количества сотрудников.

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

Видео (кликните для воспроизведения).

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

РЕЗУЛЬТАТЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Отчет о кадровом аудите, представленный в письменном виде, в котором обозначаются все кадровые документы Вашей компании, которые были проверены.

Список нарушений в компании, который предоставляется Вам в отдельном документе расскажет Вам о нарушениях, которые требуется устранить в ближайшее время, чтобы оградить компанию от возможных трудовых споров с сотрудниками и претензий со стороны Государственной инспекции труда.

Экспертное заключение по кадровому аудиту, в котором подробно излагаются все выявленные в процессе кадрового аудита проблемы и риски, которые ожидают компании, если она не устранит нарушения. Кроме того, в заключении по кадровому аудиту Вы найдете рекомендации наших специалистов, нацеленные на улучшение работы отдела кадров.

Свидетельство об успешном прохождении кадрового аудита за указанный Заказчиком период. Данное свидетельство выдается в том случае, если в ходе проверки не было выявлено никаких кадровых нарушений или же после устранения Клиентом данных нарушений и повторном проведении кадрового аудита.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Проведём кадровый аудит Вашей организации

Что значит аудит кадров или персонала?
Почему малоэффективно проводить внутренний кадровый аудит?
Сколько стоит кадровый аудит организации в Москве или в регионах?
Такие и аналогичный вопросы все чаще задают себе руководители компаний, понимая,что в условиях возрастающей конкуренции и экономической неопределенности, как со стороны собственников, так и со стороны контролирующих органов, возрастает роль не только хозяйственного контроля, но и принятия определенных решений, касающихся управления организацией.
Стандартные функции финансового, бухгалтерского и налогового аудита давно расширились от проверочных и консультационных все больше затрагивая кадровую политику организации.
В связи с этим в отечественной предпринимательской практике активно распространяется аудит в вопросах кадровой эффективности, как инструмент для выявления и преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Кадровый аудит персонала в организации – это процедура консультационного характера, которую проводят квалифицированные специалисты по кадровому аудиту компании “АЖУР”.

Кадровый аудит в первую очередь позволяет с помощью экспертизы оценить эффективность системы управления персоналом в целях оперативного решения стоящих перед ней задач.
Объектом аудиторской проверки, как правило, является весь трудовой коллектив предприятия, а также принципы и методы всей системы управления кадрами.

Провести кадровый аудит можно в любой момент, но в некоторых ситуациях заказать услугу кадрового аудита просто необходимо:
– подготовка к организационным изменениям;
– покупка или слияние фирм;
– реконструкция или оптимизация работы обособленных подразделений, филиалов и/или системы управления персоналом в целом;
– необходимость сокращения или вливания большого количества сотрудников;
– смена руководства организации или руководителя кадровой службы;
– в случае включения работодателя в ближайший план проверок;
– отсутствие энтузиазма (вовлеченности, мотивации) у сотрудников;
– нездоровая обстановка в коллективе, негативно влияющая на бизнес.

Выбрать вариант и заказать проведение кадрового аудита в Москве или по России, а также узнать стоимость услуг, необходимых именно Вашей организации, можно по телефону 8-499-704-02-22 либо отправив запрос на электронный адрес [email protected]

Проведём внешний аудит учёта кадров, отдела кадров и кадровой службы

В организации, особенно небольшой, провести внутренний аудит затруднительно, так как разобраться самим, что мешает эффективной работе персонала, практически невозможно . Для этого нужны независимые кадровые аудиторы. Иметь на постоянной основе такого высокооплачиваемого специалиста в штате, используя его от случая к случаю, нецелесообразно.
Гораздо эффективнее пригласить квалифицированного специалиста по кадровому аудиту со стороны.
При выборе кадрового аудитора необходимо применять 3 основных критерия:
– профессиональная компетентность, способность не просто указать на недостатки, но и предложить пути решения по их устраннению и недопущению в дальнейшем;
– конфиденциальность (при проведении внешнего кадрового аудита работа однозначно носит более конфиденциальный характер по сравнению с внутренним аудитором Вашего отдела кадров);
– цена кадрового аудита организации (в зависимости от объема финансовых ресурсов, который может быть выделен на проведение аудита кадрового учета, отдела кадров, кадровой службы или кадровой деятельности в целом, можно выбрать один подходящий вариант из предложенных.

Специалисты по кадровому аудиту ООО “Ажур” соответствуют всем критериям, необходимым для качественного и эффективного проведения кадровоого аудита Вашей организации.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Проведём аудит кадровых процессов в Вашей организации

Аудит кадровых процессов предполагает оценку кадровой политики организации в целом, а также анализ результатов деятельности специалистов кадровой службы, их профессиональных навыков.
При проведении кадрового аудита специалистами ООО “АЖУР” объектом аудита кадровых процессов в организации являются:
– планирование трудовых ресурсов;
– набор и отбор персонала;
– адаптация персонала;
– обучение персонала;
– действующая система стимулирования и мотивации персонала;
– система оценки и использования трудовых ресурсов;
– ротация персонала, кадровый резерв;
– правовое и информационное обеспечение.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Анкета-заявка на проведение кадрового аудита

Уважаемые заказчики, при заполнении заявки просьба вносить данные по возможности максимально подробно

Кадровый аудит на примере организации

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

Источники

Варианты проведения кадрового аудита
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here